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Desafios que demandam extrema organização e acima de tudo planejamento.

Convenções

As características de um projeto desse porte são:

  • Trabalho sempre em caráter de urgência;

  • Atendimento de múltiplas áreas e pontos            de contato ao mesmo tempo;

  • Informações e conteúdos de assuntos diversos, desorganizados e incompletos, pois dependem de informações que chegam 1 ou 2 dias antes  da data de início dos eventos;

  • Demandas adicionais ou novas que surgem durante o processo e precisam ser atendidas  (em torno de 30% a 50% adicionais).

A falta de experiência no gerenciamento desse tipo de projeto pode ocasionar:

  • Inúmeras “refações” ou alterações para a equipe de criação;

  • Desgaste de relacionamento tanto com a equipe interna quanto com fornecedores e clientes;

  • Aumento significativo do custo final do projeto para o cliente por conta de horas adicionais      ou contratação de equipe durante o processo  de desenvolvimento;

  • “Atropelo” de processos.

E quais as soluções/procedimentos necessários para garantir resultados positivos nesse tipo de projeto?

  • Atendimento flexível, com capacidade de extrair somente as informações necessárias dos clientes, sem desperdício de tempo e energia;

  • Negociação realista e assertiva que alinhe as possibilidades dentro do orçamento e prazo;

  • Ferramentas de gerenciamento de projetos internas e externas;

  • Planejamento minucioso e capacidade                de antecipação e remanejamento de possíveis cenários que o cliente geralmente não prevê    no momento da contratação, garantindo tanto      a manutenção do cronograma, quanto os níveis de satisfação e motivação de todos os pontos  de contato;

  • Capacidade de análise e síntese de informações, assim como versatilidade para definir prioridades com o cliente e transmitir para a criação material bruto de forma organizada e consolidada, reduzindo as chances de grandes e inesperadas alterações;

  • Direção de criação que conheça                          as competências e limitações da equipe para coordenar a produção, realizando corretamente a divisão do trabalho e possua “pulso firme”  para garantir os prazos e qualidade de entrega;

  • Organização impecável e padronizada de pastas, arquivos e nomenclaturas do projeto em rede, para agilizar o trabalho da equipe.

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